CONDUÇÃO DE REUNIÃO

            Em nossa vida profissional buscamos na sua grande maioria o galgar de degraus que elevem a sua colocação no mercado, flutuando de meios e funções organizacionais, ou seja, partindo do meio operacional, passando pelo tático até chegar ao então cargo de “chefia”, ou melhor, da liderança, onde se permeia o âmbito estratégico. Segundo o consultor de Negócios Rui Rocha “As reuniões fazem parte da rotina da maioria dos profissionais. É importante saber como se portar nessas ocasiões, pois elas podem definir o seu futuro dentro da empresa/empreendimento”.

            Além do desafio de falar em público, o que é considerado uma fobia ou trauma por muitos, ter uma boa expressão corporal é primordial, boa dicção e muito domínio do tema que será abordado deixando de forma clara a comunicação. Então, diante disto, quando se necessita conduzir uma reunião é necessário cumprir algumas etapas, ou seja, não se abre mão de um planejamento prévio e uma checagem durante a reunião e uma feedback na conclusão afim de certificar-se da assertividade e entendimento do tema.

            Primeiro você precisa entender quem você deseja que seja alcançado após a reunião, no mundo corporativo chamado de Stakeholder ou os envolvidos. Qual canal será utilizado para enviar uma sinalização/convite com data, hora e local e como será a mensagem escrita, logo após, precisa ser verificado quais materiais serão empregados, exemplo, o slide, projetor, sala, papel, etc. É primordial a construção de material para apresentação de forma coerente, com começo, meio e fim, transmitindo uma ideia estruturada. É muito importante que você tenha uma carta na mão já planejada, caso o plano “A” dê alguma falha ou aconteça algum imprevisto você não ficará na mão. Neste momento entrará em cena o plano “B”.

            Uma boa apresentação é tudo numa boa reunião. Chegue com antecedência, realize a conferência de tudo que será utilizado, coloque aquele som de fundo e a boa impressão já será deixada quando o público envolvido chegar e encontrar um orado desacelerado, organizado os recebendo com sorriso nos lábios. Interaja com seu público, troque idéias, esteja receptivo a perguntas, abra espaço para fala e troca de experiência, mas sem perde o controle e foco do tema em questão. Lembre-se que um monólogo deixa sua reunião maçante e a absorção do tema será um percentual bem a abaixo do esperado.

            Bem, aqui são algumas dicas que quero deixa para você hoje, é claro que a criatividade, o dinamismo e a forma da reunião se adequará de acordo com as suas necessidades e público alvo. Boa reunião e até a próxima.